电子档案系统

由于基层税务部门业务繁重，普遍存在档案资料管理粗放、归档滞后的情况，造成了大量历史档案积压、查阅困难。本系统针对税务部门积压的大量历史税收业务档案资料，提供快速、完善的电子化及纸质归档解决方案。


主要特征


科目完善

系统内置5大分类，84项常规涉税业务，519项资料科目的档案规范细则。

制度配套

配套《征管电子档案实施办法》对档案管理全生命周期各环节的工作标准进行了有效的规范。

高效采集

系统集成高扫设备及“一键式”易用的功能设计，使系统具备高效的档案采集批处理能力。

集约存储

物理结构“集中式”存储；逻辑结构“一户式”存储；管理结构“一员式”存储。

分类管理

基于“一户式”基础，按业务结构树形分类及时序，进一步规范化、精细化档案资料管理。

快捷检索

支持“一户式”精确检索；“一户式”模糊检索；“一员式”检索；“一户式档案”分类定位；“一户式”关键字定位；多条件综合检索等灵活多样的检索模式。

规范设计

系统设计开发严格遵循《国家档案管理标准》和《中华人民共和国税收征收管理法》、国家税务总局《税收征管业务规程》及其有关规定；硬件设备采用国际标准TWIN接口标准。

安全稳定

系统提供了“水印防拍”、“本地自动备份方案”及“异介质容灾备份方案”，确保系统安全稳定。

主要功能


电子档案管理

  • 高速采集：支持各类高扫设备进行快速采集档案资料。
  • 图像预览：支持预览数据图像，并能放大缩小。
  • 支持图像移动、剪切、复制、粘贴功能。
  • 扫描模式设置功能：分辨率，单/双面扫描，纸张大小自定义。
  • 扫描预处理功能：自动纠正，自动去黑边和光栅白边，自动切除边距，自动分割页（自定义分割后的页数和分割方向：水平/垂直）。
  • 扫描图像技术处理：去黑边、纠偏、亮度、对比度调整、去噪。
  • 连续文档处理：支持文档分割/合并。
  • 文档格式：支持TIF，JPG和PDF等主流格式。
  • 图像旋转功能：包括左旋90度、旋转180度、右旋90度、自定义旋转。
  • 替换图像功能，在对扫描的原始图像数据进行编辑后，使用替换图像功能实现保存修改。
  • 插页功能：选择图像列表中的图像记录，使用插页功能可以在该图像记录前插入新的图像记录。
  • 水印功能：支持自定义水印功能。
  • 档案修改：档案修改功能用于对采集的影像化档案进行修改。
  • 档案删除：档案删除功能用于删除采集的影像化档案。
  • 档案回退：档案回退功能用于将归档状态的档案回退至未归档状态。
  • 档案归档：档案归档功能用于将采集的影像化档案执行归档，归档后的档案将不允许修改和删除。

一户式查询

一户式查询是最主要的一种电子档案应用方式，通过输入纳税人编码，系统可查询出限定时间段内该纳税人办理的所有业务信息和所有业务涉及的电子档案数据，支持检索条件的模糊匹配，即输入部分的纳税人编码和纳税人名称信息，也能查询出匹配的纳税人的电子档案数据。

查询结果包括符合条件的业务信息列表，选择某项业务，能显示该项业务涉及的所有资料文件数据列表，并可以选择资料图像进行预览，同时支持多份资料的“缩略图”式预览。

点击图像数据列表的右键，可弹出信息框显示该份数据的备注、纸质数据存放位置等信息。

查询时也可以限定业务类型、档案创建时间等相关限制条件。

通用查询

可以针对电子档案资料的所有标签信息，如纳税人编码、业务类型、图像类型、档案创建时间等限制条件的一项或者多项组合查询符合条件的档案数据，查询结果粒度可以支持到资料图像类型这一级别，即可以查询出某一份具体纸质资料的影像数据，如查询出某个纳税人的税务登记证影像。

分类查询

分类查询是根据业务类型来查询相应的电子档案数据，如查询限定时间段内的税务登记的档案数据，查询结果显示内容和界面类同于一户式查询。

web查询端

所有查询功能均支持web端。

档案库房管理

系统及配套《档案管理办法》中规范定义了档案的扫描、装盒、归档、移交、上架、借阅、归还、下架、销毁等全生命周期的标准化操作。确保税务电子档案与物理档案管理一一对应，通过电子档案数据的信息能快速定位纸质档案的物理存放位置。

业务配置管理

业务配置模块主要包括涉税业务类型配置、档案科目维护、外接设备配置、图像类型配置、金三接口配置等。

系统已内置基层税务部门常规涉税业务的科目资料目录。

应用效果

职责清晰，标准规范

基于规范的各项业务档案资料标准，将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在征管档案电子管理系统中，系统严格按征管业务规程规范了涉税业务事项资料，并提供完整性校验及人性化提醒功能，确保每项业务所需的档案资料齐、全、准，归口管理责任清晰，不按规定流程整理便无法归档，从而使征管资料档案化管理标准统一，岗位职责要求规范。解决了目前纸质征管档案资料管理中的岗位职责模糊、标准不统一、内容不齐全、整理质量不高、整理规格不统一等问题。

管理精细，查阅方便

目前的档案系统从档案分类、业务分类、科目分类等都较以前的精细化程度大幅提升，管理人员可按不同的条件组合查询、检索，实现精确定位，方便查阅的同时也提升了档案管理的精细化管理。

降低征纳成本，提升纳税人满意度

纳税人的基础涉税资料一次采集后可反复利用，有效解决了纳税人资料重复报送的麻烦，降低纳税人成本的同时也降低了税务人员的工作量；提升纳税人满意度的同时也降低了税务机关行政成本。

即时采集，随时归档

以往征管资料按照年度归档装订，因时间跨度大，资料易散失遗漏。实行电子档案管理后在纳税人涉税事宜办结后立即扫描录入系统，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题，同时缩小归档期也提升了档案共享的及时性。

减轻基层负担、提升工作效率

通过创新征管档案管理模式，目前电子档案不需要装订，且减少诸多中间环节，降低了工作繁琐度，提升档案管理规范度和工作效率的同时大大降低了基层工作人员的负担。

实现信息共享，提升档案价值

纸质资料电子化后，可方便的实现网络共享。在系统中输入相关信息即可在数据库中查找到想要的资料，可有效解决征管分离、管理分类后，不同层级、不同部门数据实时利用问题。同时，税务人员进行日常征管活动时可随时调阅，免去翻查纸质原始档案麻烦，会大幅提升税务人员对档案的利用率，档案资料的利用价值也会较以前大幅提升。